Les 12 lois : Nous vivons à une époque où nous courons tous après le temps, cette ressource rare et indispensable.
Nous imaginons sans cesse des manières d’occuper notre temps personnel, mais nous nous plaignons de ne jamais avoir suffisamment de temps pour les loisirs.
Le constat est le même au travail : nous manquons de temps pour réaliser tout ce que l’on souhaiterait faire : surcharge de travail, échéances rapprochées et irréalistes, urgences à foison à traiter…
C’est le grand mal du 21ème siècle : Ne plus avoir le temps.
Dans cet article, je vais vous parler de
- Ces 12 lois de la gestion du temps concernent tous les humains
- Les 12 lois
- La mise en pratique des 12 lois
- Bonus 1 : sur les 12 lois
- Bonus 2 : sur les 12 lois
- Conclusion des 12 lois
Voyons tout ça …
MLM : Les 12 lois de la gestion du temps !
Pourtant, et c’est un fait, nous disposons tous du même capital temps : 86 400 secondes. Soit 24 heures créditées sur notre compte temps chaque jour.
Alors qu’est-ce qui fait la différence entre des entrepreneurs à succès comme Elon Musk qui a l’air de réussir tout ce qu’il entreprend et quelqu’un qui n’est pas efficace et passe son temps à courir pour en avoir plus ?
Ce qui distingue les personnes efficaces et productives des autres, c’est leur manière bien à elles de gérer et d’optimiser leur temps. C’est leur manière de s’organiser, leur système, qui fait la différence.
Pour tirer le meilleur parti de ces 86 400 secondes journalières, vous devez apprendre à mieux gérer votre temps.
Des hommes de science ont analysé pendant des dizaines d’années les méthodes de gestion du temps ainsi que les principales problématiques rencontrées, et ils en sont arrivés à la conclusion que le temps est régi par plusieurs lois universelles.
Vous avez très certainement entendu parler de ces lois de gestion du temps, comme la loi de Murphy ou encore la loi de Pareto. Il s’agit des plus connus.
Mais elles sont au nombre de douze. Laissez-moi vous les présenter plus en détails.
Ces 12 lois de la gestion du temps concernent tous les humains
On ne peut pas y échapper, car elles prennent naissance dans la manière dont notre corps, notre cerveau et notre monde fonctionnent. Cependant… on peut tourner ces lois à notre avantage…
- En découvrant leur existence (ce que vous êtes en train de faire)
- En mettant en pratiquant les conseils qui suivent.
La suite de cet article présente de manière générale chacune des lois.
Pour les plus passionnés d’entre vous, vous pouvez creuser le sujet avec les ressources complémentaires qui se trouvent sous certaines lois.
C’est parti !
Les 12 lois de la gestion du temps :
- Loi de Laborit
- Loi de Parkinson
- Loi de Douglas
- Loi de Carlson
- Loi de Taylor
- Loi de Hofstadter
- Loi de Pareto
- Loi de Fraisse
- Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher
- Loi d’Illich
- Loi de Kotter
- Loi de Murphy
La mise en pratique des 12 lois :
1 – La loi de Laborit : Par le plus difficile vous commencerez
Définition de la loi
Le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir.
L’être humain a ainsi une tendance à fuir les activités générant du stress pour s’adonner à celles qui lui procure du plaisir immédiat. Cette loi est également connu comme la loi du moindre effort.
Les expériences menées par Laborit montrent qu’une tâche ennuyeuse, complexe, pénible est réalisée plus rapidement s’il y a une récompense à la clé, comme une tâche plus plaisante à traiter juste après.
Mise en pratique
- Commencez votre journée par les tâches les plus ennuyeuses ou les plus complexes et difficiles, et gardez les tâches plaisantes pour la fin.
- Récompensez-vous à chaque fois qu’une tâche ennuyeuse ou compliquée est traitée : faites une pause, traitez une tâche plaisante, etc…
2 – La loi de Parkinson : Des délais courts et réalistes vous vous fixerez
Définition de la loi
Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.
Si l’on se fixe 2 jours pour terminer une tâche qui pourrait être faite en 2 heures, notre cerveau s’adaptera, et nous aurons une tendance à étaler la réalisation de cette tâche sur les 2 jours.
A contrario, si le délai n’est que d’un seul jour, nous aurons une tendance à éliminer les temps morts afin de terminer cette tâche à temps.
Je tiens à préciser que cette loi fonctionne tant que les délais fixés sont réalistes (même s’ils sont ambitieux). Il va de soi que se fixer 1 jour pour réaliser une tâche qui demande 1 semaine, c’est agir en parfait aveugle.
Également, lorsque nous approchons d’une deadline (une échéance), nous avons tendance à travailler plus rapidement du fait de la pression pour respecter les délais. C’est un fait, et cette loi en tire avantage.
Mise en pratique
- Fixez des délais réalistes mais ambitieux à vos tâches, n’oubliez pas que plus vous planifierez de jours pour la réaliser, plus vous mettrez de temps pour la réaliser.
- Découpez vos tâches en sous-tâches, celles-ci auront le mérite d’être plus simple et plus rapide à traiter, et vous aurez donc moins de chance de vous tromper et d’affecter plus de temps que nécessaire à chacune d’entre elles.
D’ailleurs, plus une tâche est longue et complexe, plus nous avons de chances de nous tromper dans l’estimation du temps nécessaire à sa réalisation. N’hésitez donc pas à y aller à la tronçonneuse pour découper vos tâches en sections plus petites, bien plus simples à planifier
- Ne repoussez pas plus d’une fois l’échéance d’une tâche, sinon vous aurez tendance à prendre de plus en plus de temps pour la réaliser.
3 – La loi de Douglas : Votre bureau chaque jour vous rangerez
Définition de la loi
Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires.
Oui, je vous vois venir, vous allez me dire que cette loi ne concerne pas la gestion du temps, mais plutôt l’organisation d’un espace de travail.
Certes, mais si vous ne vous y retrouvez pas sur votre bureau (physique autant que virtuel), vous perdez du temps inutilement.
En résumé, plus on a de place sur son bureau physique, plus on a tendance à étaler nos dossiers dessus.
Il en est de même pour les bureaux virtuels sur nos ordinateurs, nous avons de la place pour positionner plein d’icônes et de dossiers, et nous avons une tendance naturelle à les organiser en joyeux bordel.
Bon courage derrière pour trouver ce que vous cherchez !
Mise en pratique
Pour le bureau physique :
- Ne sortir que ce qui est nécessaire au projet ou à la tâche en cours.
- Ranger son espace de travail en début ou en fin de journée.
- Utiliser un code de rangement personnel pour se retrouver dans ses documents : étiquettes, codes couleurs, emplacements par thématique, etc…
Pour le bureau virtuel :
- Classez vos mails, et utilisez des codes couleurs si nécessaire.
- Ne gardez que le strict nécessaire sur votre bureau, et rangez vos documents dans vos dossiers.
- Positionnez vos raccourcis dans les barres d’outils nécessaires.
4 – La loi de Carlson : Sur une tâche à la fois vous vous concentrerez
Définition de la loi
Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.
La raison est très simple : lorsque nous sommes interrompus (notification d’un nouveau mail, passage d’un collègue dans le bureau, appel téléphonique, etc), il nous faut quelques minutes (en moyenne 3) pour nous reconcentrer.
Nous perdons ainsi du temps et de l’énergie à chaque interruption, qu’elle soit voulue ou non.
Mise en pratique
- Planifiez des créneaux dans votre agenda réservés pour traiter les tâches complexes : Choisissez des créneaux de 90 minutes maximum (au-delà, votre attention et votre capacité de concentration chutent)
- Regroupez les tâches similaires et traitez-les les unes après les autres. En travaillant ainsi par blocs, vous allez gagner un temps précieux.
- Désactivez les notifications mails, smartphones, Facebook, etc, et n’hésitez pas à mettre vos téléphones sur silencieux. Rendez-vous difficile à joindre, pour avancer efficacement dans votre travail.
- Lorsque vous travaillez sur une tâche, évitez de surfer en parallèle sur le net, de répondre à vos messages Facebook ou Whatsapp. Concentrez-vous intégralement sur ce que vous faites.
- Si nécessaire et pour éviter d’être dérangé, travaillez ailleurs que de votre bureau pour les tâches demandant un haut niveau de concentration : isolez-vous dans une salle de réunion, travaillez de l’extérieur, travaillez à la maison, il y a plein de possibilités.
5 – La loi de Taylor : Dans le bon ordre vos tâches vous réaliserez
Définition de la loi
L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
ça vous paraît peut-être évident, mais je vois encore aujourd’hui trop souvent des entreprises mettre la charrue avant les bœufs, puis se demander pourquoi ça n’avance pas.
Mise en pratique
Les idées de Taylor sont très liées à l’ère industrielle, toutefois je pense qu’on peut s’en inspirer en les combinant avec les autres principes de la gestion du temps.
- Décomposez vos tâches afin d’obtenir des sous-tâches faciles et rapides à traiter. En plus, cela vous permettra de limiter la marge d’erreur sur l’estimation et la planification de ces tâches.
- Réfléchissez à l’ordonnancement de vos tâches, et optimisez votre temps de travail : Quelles tâches sont des pré-requis à d’autres ? Quelles tâches vous permettront d’avancer plus rapidement sur d’autres ?
6 – La loi de Hofstadter : Prévoyant vous serez
Définition de la loi
Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.
En effet, selon Hofstadter, il est presque impossible de prévoir combien de temps sera nécessaire pour réaliser une tâche complexe. Plus la tâche est complexe, plus la marge d’erreur est importante.
Et en temps que chef de projet depuis plus de 10 ans, je ne peux qu’être d’accord avec lui 😉 .
Cette loi est récursive, c’est à dire qu’elle fait référence à elle-même. En clair, prévoyez toujours plus de temps pour réaliser une tâche complexe en tenant compte de la loi de Hofstadter, puis toujours en tenant compte de cette loi, prévoyez-en encore.
Mise en pratique
- Prévoyez dès le début d’un projet du temps supplémentaire pour réaliser les tâches complexes ou non maîtrisées.
- Analysez à nouveau vos estimations, et prévoyez encore du temps supplémentaire pour le traitement de ces tâches (en moyenne je rajoute 20% par rapport à l’estimation initiale).
7 – Le principe de Pareto : Sur les résultats vous vous concentrerez
Définition de la loi
80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.
Lorsqu’on transpose ce principe à une entreprise, nous obtenons :
- 80 % du chiffre d’affaire d’une entreprise est généré par seulement 20% des clients.
- 20% des clients sont à l’origine de 80% des problèmes.
- 20% des commerciaux signent 80% des contrats.
- Se concentrer sur 20% des tâches à réaliser apportera 80% des résultats.
- Et ainsi de suite …
Ce principe de Pareto est également connu comme la loi du 80/20.
Mise en pratique
- Hiérarchisez vos priorités. Concentrez-vous sur les 20% de tâches qui apporteront 80% de résultats, les autres ne sont que perte de temps.
- Déléguez les tâches non indispensables ou non urgentes, afin de vous concentrer sur les 20% de tâches utiles.
Comment savoir si une tâche est urgente ou pas ? En utilisant la célèbre matrice d’Eisenhower.
Et puisque je suis sympa, la voici :
Il s’agit d’un tableau à double entrée permettant de classer et prioriser vos tâches selon l’urgence et l’importance. la tâche se trouvera donc dans l’une des 4 catégories suivantes :
- Tâche urgente et importante : Priorisez et réalisez la tâche sans plus tarder
- Tâche urgente et non-importante : Déléguez cette tâche
- Tâche non-urgente et importante : Planifiez le traitement de cette tâche à une date ultérieure
- Tâche non-urgente et non-importante : Éliminez cette tâche, elle n’apportera aucune valeur mais vous consommeras tout votre temps.
Demandez-vous quelle est la conséquence si vous ne traitez pas telle ou telle tâche.
Cela va t-il véritablement impacter négativement votre travail ?
Si la réponse est oui, alors il est nécessaire de prioriser cette tâche. Sinon cela peut attendre, concentrez-vous sur les 20% de tâches qui apportent 80% de vos résultats.
8 – La loi de Fraisse : De l’intérêt à votre travail vous porterez
Définition de la loi
La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. En clair : Faites une activité intéressante et le temps semblera passer plus vite.
Au contraire, faites une activité ennuyeuse et le temps s’écoulera lentement, lentement, lentement…
Cette loi est en relation directe avec la loi de Laborit.
Mise en pratique
- Alternez entre des tâches rébarbatives et complexes, et des tâches plus plaisantes.
- Définissez des créneaux fixes pour traiter vos tâches complexes, ainsi que vos tâches plaisantes.
9 – La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : A votre rythme biologique vous vous adapterez
Définition de la loi
Nous fonctionnons au rythme de notre environnement (les saisons), au rythme de notre corps (horloges internes), mais également au rythme « social » (congés, jours fériés, horaires de travail, etc…).
Ainsi, chaque personne fonctionne par de multiples rythmes biologiques, chacune selon un rythme qui lui est propre : certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres sont des couche-tard et peuvent travailler jusqu’à tard dans la nuit (ou tôt le matin, selon votre vision).
Mise en pratique
Pour être le plus productif possible, il faut se connaître soi-même et se poser les questions suivantes :
- Quand êtes-vous le plus productif : le matin, l’après-midi, le soir ?
- Quand êtes-vous le moins productif ?
- Combien de minutes fait votre cycle de travail idéal ?
- Pendant combien de cycles de travail êtes-vous efficace et concentré ?
- Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur votre activité ?
Les réponses vous permettront d’identifier :
- La période de la journée à laquelle réaliser les tâches les plus complexes (période la plus productive).
- La période de la journée à laquelle réaliser les tâches les plus simples et demandant le moins de concentration.
- Comment organiser votre planning pour alterner phases de travail et pauses.
10 – La loi d’Illich : Des pauses régulières vous vous octroierez
Définition de la loi
La principale idée d’Illich est le concept de contre productivité : Les institutions, lorsqu’elles atteignent un seuil critique, deviennent des obstacles pour elles-mêmes.
Transposé au monde du travail, cela donne : Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît fortement, voire devient négative.
Le mythe du bourreau de travail capable de travailler non stop efficacement pendant une journée entière vient de s’effondrer.
Si vous étiez dans ce cas, désolé, il va falloir revoir votre copie.
Mise en pratique
- Organisez vos journées de travail afin d’alterner créneau de productivité et pauses afin de recharger vos batteries. D’ailleurs, une étude menée par DeskTime (groupe Draugiem Group) auprès de ses salariés montre qu’il nous est impossible d’être 100% productif tout au long de la journée.
D’après cette étude, les 100 employés les plus productifs partagent le rythme de travail suivant : 52 minutes de travail intensif, sans distractions, suivi d’une pause de 17 minutes.
- Arrêtez de faire des heures au bureau pour le simple fait de faire des heures. Cela ne vous rendra pas plus efficace.
- Octroyez-vous une vraie coupure le midi : ne déjeunez pas devant votre écran, sortez faire un tour, profitez-en pour faire du sport, aller déjeuner à l’extérieur avec vos collègues…
11 – La loi de Kotter : Vos victoires vous célébrerez
Définition de la loi
Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.
Dans son livre Leading change, Kotter a détaillé les 8 étapes de la conduite du changement, que voici :
- Créer un sentiment d’urgence
- Créer une équipe de pilotage
- Développer une vision et une stratégie
- Communiquer la vision du changement
- Responsabiliser les employés pour une large action
- Générer des victoires rapides
- Consolider les gains et produire plus de changements
- Ancrer les nouvelles mesures dans la culture d’entreprise
Kotter y compare également le management et le leadership selon le tableau suivant :
|
Activité |
Management |
Leadership |
|---|---|---|
|
Création d’un calendrier |
Planification et Budgétisation |
Indique la direction |
|
Création d’un réseau humain |
Organisation et recrutement |
Coopération et coalition |
|
Exécution |
Contrôle et résolution de problème |
Motive et inspire |
|
Résultats |
Production des résultats espérés |
Produit du changement |
12 – La loi de Murphy : Anticiper toujours vous ferez
Définition de la loi
Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner. Cette loi est également connue comme la loi de l’emmerdement maximal, si ça vous parle plus.
Vous avez beau anticiper, planifier chacune de vos actions en ayant réfléchi à l’enchaînement de celles-ci, au temps qu’il vous faudra pour réaliser chacune d’entre elles… Cette loi dit que chaque chose prend toujours plus de temps que ce qu’on avait planifié au départ.
Toujours ! et c’est un chef de projet expérimenté qui vous parle.
Mise en pratique
- Si vous travaillez sur un projet, prévoyez toujours plus de temps que nécessaire afin de pallier à toute éventualité : en résumé, gardez-vous du temps sous le coude pour faire face à l’imprévu.
- Ne tombez pas dans le pessimisme, en considérant cette loi comme un principe universel qui dit que tout partira en vrille à un moment ou à un autre. La loi de Murphy ce n’est pas ça. Cependant, vous devez agir en faisant comme si cette loi était vraie : le jour où quelque chose tournera mal, vous serez préparé et vous aurez plus de temps pour traiter la problématique urgente.
- Si vous devez réaliser des tâches complexes ou que vous ne maîtrisez pas totalement, pensez également à vous prévoir une marge de manœuvre supplémentaire, pour palier à tout imprévu quel qu’il soit.
- Enfin, prévoyez un temps de battement de 15 minutes entre vos différentes réunions. En effet, si vos réunions se suivent et s’enchaînent, il suffit d’un retard (et croyez-moi, ça arrivera, que ce soit de votre fait ou pas ) pour que vous soyez à la bourre toute la journée. Autant l’éviter !
Bonus 1 : sur les 12 lois de la gestion du temps
“Du temps vous investirez”
Il faut parfois accepter de perdre du temps pour en gagner.
Même si cela est contre intuitif, il peut être nécessaire et bénéfique d’investir un peu de votre temps pour en gagner par ailleurs.
Par exemple :
- Investir du temps pour se former et être ensuite plus efficace.
- Investir du temps pour ordonnancer correctement vos tâches et anticiper le plus de choses possibles (cf les autres principes de la gestion du temps), afin d’être plus réactif en cas de problèmes.
- Investir du temps pour automatiser certaines tâches, afin de ne plus avoir à les réaliser par la suite.
Bonus 2 : sur les 12 lois de la gestion du temps
“Vous précipiter vous éviterez”
Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation.
Même si vous êtes face à une urgence, être réactif ne veut pas dire se précipiter.
Face à un incendie, un pompier ne va pas foncer tête baissée dans les flammes avec un seau d’eau à la main, sans protection. Il va prendre le temps d’analyser la situation et de comprendre la problématique, pour utiliser les outils adéquats. Au final, le bon outil dans la bonne situation fait gagner un temps monstrueux.
Alors :
- Faites les choses dans l’ordre.
- Analysez la situation et essayez d’avoir une vue d’ensemble de la situation pour ne rien louper par la suite.
- Utilisez les outils propices à la situation.
Conclusion des 12 lois :
Je vous quitte sur un conseil d’ami : Essayez d’appliquer ces lois dans votre quotidien, et dites-moi dans les commentaires si vous avez réussi à optimiser votre temps et votre planning et surtout comment.
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Tout ça dans la joie et la bonne humeur et sans prise de tête…
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Amicalement,
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